با برداشتن تیکهای جلوی هر عبارت، اپراتور مربوطه قادر به اجرای آن مورد نخواهد بود. بنابراین شما به عنوان سوپروایزر با معرفی چند اپراتور میتوانید به آنها اختیارات محدودی داده تا در حد اختیارات داده شده بتوانند با سیستم کار کنند. مثلا اگر تیک جلوی (حذف فاکتور) برداشته شود، اپراتور قادر به حذف هیچکدام از فاکتورهای ثبت شده نخواهد بود.
کلیه معاملات اعم از خرید، فروش، مرجوع، دریافت و پرداخت، چک، حواله بانکی، طلای شرطی، معاملات انواع ارز وسکه در این قسمت انجام میشود، یعنی شما با آشنا شدن با همین یک صحفه قادر به انجام کلیه کارهایتان میباشید. در هنگام ثبت فاکتور نام ثبت کننده نیز به همراه خود فاکتور ثبت میشود و با تایپ کد مشتری یادداشت مربوط به ایشان و میزان طلب یا بدهی ریالی و طلایی وی مشخص میگردد. با تایپ کالاهای مورد معامله موجودی آن کالا، فی و درصد مربوط به آن مشتری نیز ظاهر میگردد.
با تشکیل دفتر قسط برای مشتریان قسطی قادر خواهید بود که تشخیص دهید در هر روز چه کسانی باید قسط خود را پرداخت کنند و یا چه کسانی قسطهای خود را پرداخت نکردهاند و یا اینکه مبلغ قسط نسبت به مظنه روز چقدر باید باشد، زیرا مظنه ممکن است نسبت به روز خرید، تغییرات داشته باشد.
به عنوان مثال اگر در زمان خرید طلا، مظنه طلا گرمی 1200000 ريال بود و شخص خریدار میخواهد 2000000 ريال از بدهی خود را بپردازد و طلا گرمی 1520000 ريال شده است سیستم به شما میگوید که 2000000 ريال بدهی این شخص به 2530000 ريال باید تغییر پیدا کند. درآمدهای ناشی از ارزش افزوده نیز در یک حساب جداگانه درون سیستم نگهداری میشود تا در زمان نیاز شما از آن مطلع شوید.
شما میتوانید علاوه بر لیستگیری کلی از اطلاعات، لیست هرگونه عملیات را به تفکیک و در محدوده زمانی معینی دریافت نموده و آنقدر ریز وارد اطلاعات شوید که حتی جزئیترین مورد نیز از نظرتان دور نماند.
این سیستم قادر است فی و درصد هر کار ساخته ای را برای مشتری به صورت جداگانه نگهداری نماید. مثلا اگر فی و درصد زنجیر سوپر برای یک مشتری 90000 و 3 درصد باشد، ممکن است همین کار برای مشتری دیگر 80000 و 4 درصد است.
تاثیر آنی فاکتوری که ثبت میشود بر روی چارت خلاصه وضعیت و کنترل تراز توسط کامپیوتر، شما را از نحوه صحیح کار کردن مطمئن میسازد. به عنوان مثال وقتی کل موجودی آب شده را در این جدول مشاهده میکنید، در گزارشات تفکیک موجودی آب شده، جمع آب شدهها با عیارهای متفاوت باید برابر با مقدار نشان داده شده در این چارت باشد و موجودی نقدی و چکها نیز با استناد به ریز گردش آنها در این جدول قابل رویت میباشد، خود سیستم نیز برای محاسبه سود و زیان و بیلان کارکرد به این چارت استناد میکند.
پس از مدتی کار کردن با سیستم، قادر خواهید بود نگاهی به وضعیت خرید و فروش و یا معاملات اجرتی خود انداخته و در جهت اصلاح کار خود برآیید. در هرحال سیستم به شما خواهد گفت که در طول یک زمان مشخص به صورت میانگین، هر گرم طلا را گرمی چند خریدهاید و آنرا گرمی چند فروخته اید و به همین ترتیب نیز خواهد دانست برای هر گرم طلا چقدر اجرت هزینه و یا کسب درآمد نمودهاید.
اگر در حال دریافت جنس ساخته شده میباشید که دارای بارکد است دیگر نیازی به وزنکشی کار ساخته آن جنس ندارید. سیستم بارکد وصل شده به جنس را میخواند در ضمن اگر میخواهید کالای خود را با بارکد عرضه کنید، هنگام فروش نیازی به وزن کردن و یا دانستن کد و یا اجرت آن کالا ندارید. کافی است بارکد خوان را روی بارکد آن جنس کشیده تا همه چیز را سیستم محاسبه و عمل کند به نحوی که حتی نیاز به تایپ یک کلید هم نخواهید داشت.
در یک کارگاه طلاسازی دو بخش عمده وجود دارد:
بخش اول: موارد مربوط به داخل کارگاه عبارت است از اتاقهای مجزا که طلای تحویلی به هر اتاق عیناً پس از کار برروی آن تحویل اتاق دیگر میشود و مقدار کسری در خاک اتاق میماند. طلا پس از چرخش در اتاقها در نهایت به کار ساخته تبدیل میشود و تحویل قسمت پخش میگردد. در این چرخش، وزن خروجی طلاها از هر اتاق با مقدار تحویلی به آن اتاق اندکی کسری دارد که با مرور زمان کنترل این کسریها دشوار میشود ولی سیستم فراز کسری هر اتاق را به صورت جداگانه نگهداری مینماید. در تمامی سیستمهای موجود این قسمت از کار با کار اصلی تداخل دارد. یعنی برای هر اتاق یک کد تعریف میکنند و سپس با فاکتور زدن، طلا را با آن کد دریافت و پرداخت میکنند که این کار باعث تزاید اطلاعات و بالا بردن گردش بیهوده میگردد که مسایل مالیاتی در پی دارد. جدا کردن عملیات درون کارگاه از قسمت اصلی حسابداری، هنر سیستم فراز است که با داشتن بیش از سی اتاق گردش درون کارگاهی را میسر میسازد. به عنوان مثال کنترل و محاسبه طلای موجود در اسیدها بسیار مشکل است که برای فراز یک امر عادی محسوب میشود.
بخش دوم: پس از آماده شدن کار مسئله پخش پیش میآید که از اینجا به بعد یک کارگاه باید دقیقاً مانند یک بنکداری عمل کند. به عنوان مثال طلب و بدهی بنکدارها، محاسبه راس طلا و اجرت و چک و پولی کردن و سایر موارد. پس نتیجه میگیریم که یک سیستم کارگاهی نیز به تنهایی معنا ندارد و یا حتی ممکن است یک کارگاهدار در هنگام ضرورت به فامیل و دوستان و آشنایان اقدام به خرده فروشی نماید پس تمام کارهای مربوط به صنف طلا زنجیروار به هم پیوسته است و یک سیستم جامع و کار آمد و هماهنگ لازم است و فراز دارای این ویژگی میباشد.